Fly Lady: suite 47

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Aujourd'hui, nous sommes jeudi: dans mon planing hebdomadaire c'est le jour du bureau! Alors je voudrais vous faire part de quelques "trucs et astuces" concernant certaines des choses que l'on peut faire aujourd'hui. Il y a beaucoup à dire! Les menus, les plannings, les RDV, le courrier... Je ne vais pas tout traiter aujourd'hui se serait bien trop long! Et parce que la semaine précédente a été intense avec la mise en place du plan de base hebdomadaire, je vous propose de commencer en douceur!

Le courrier... Aimez-vous écrire? Aimez-vous recevoir des lettres? Les gardez-vous? ... Personnellement, j'aime beaucoup écrire et recevoir des lettres, des cartes postales et autres petits mots. Je trouve que le courrier "postal" est bien plus émouvant et agréable que les mails. L'écriture des personnes qui nous sont chères et que l'on reconnaît au premier coup d'oeil sur l'enveloppe, la surprise d'une carte que l'on attendait pas... La joie de partager un évènement ou un voyage au travers de photos ou de cartes postales...

Oui, mais... Si vous voulez recevoir des lettres, il faut en premier lieu en envoyer et prendre le temps de répondre à celles que vous recevez. Comme écrire demande du temps et une certaine disponibilité d'esprit, il n'y a rien de mieux que de se fixer un moment ou faire sa correspondance. Attention, je parle ici de correspondance que l'on pourrait qualifier "d'agrément": les lettres à envoyer aux administrations, les papiers administratifs... tout cela est d'un autre ordre! Cependant, certains des conseils que je vais vous donner ici, vous seront certainement utiles pour les autres types d'écrits.

Première chose: se fixer un moment où rédiger notre courrier. Une fois par semaine ou tous les quinze jours si vous n'écrivez pas beaucoup... Tout naturellement, j'ai placé ce temps dans le "jour de bureau" mais, vous pourrez souhaiter la mettre à un autre jour. Je vous déconseille cependant de prendre l'habitude de répondre aux courriers que vous recevez le jour même (sauf réponse très urgente demandée). En effet, si la réponse vous prend du temps vous allez désorganiser votre journée... mais surtout, cela signifie que vous n'aurez pas le temps de "ruminer" la missive que vous avez reçue: vous allez répondre avec vos sentiments "à chaud" et peut-être regretter par la suite d'avoir fait si vite! Et puis... sachez vous faire un peu désirer: votre correspondant n'en appréciera que plus votre réponse. Enfin, si il s'agit d'une correspondance suivie, tenir le rythme d'une lettre tous les trois / quatre jours me paraît difficile sur le long terme!

Seconde chose: avoir les fournitures sous la main. Quoi de plus désagréable que de chercher partout le papier à lettre, puis une enveloppe et enfin un timbre... Le mieux est de tout regrouper au même endroit. Comme vous n'êtes sans doute pas seul(e) à écrire chez vous, trouvez un lieu qui soit pratique et facile d'accès pour tous ceux qui souhaiteraient écrire (avec pour règle de remettre les choses à leur place une fois qu'elles ont fini de servir). A la maison, j'ai opté pour un tiroir de la bibliothèque du salon: tout le nécessaire pour la correspondance s'y trouve.

Justement, peut-être aimeriez-vous une petite liste de ce que l'on peut trouver dans ce tiroir? Voici ce qu'il y a dans le mien:

- un bloc de papier à lettre format 14,8 x 21 cm (un demi A4) avec la feuille lignée qui va bien (elles sont souvent fournies dans les blocs)

- un bloc de papier à lettre format A4 (pour les courriers administratifs) avec la feuille lignée qui va bien

- des enveloppes de différentes tailles: petites, longues, kraft demi A4 et A4... afin de s'adapter à tous les besoins

- des cartes de visites avec leurs enveloppes

- un ou deux carnets timbres de "collection" : de jolis timbres au tarif "courant"

- quelques jolies cartes avec leurs enveloppes (parfois certaines associations en envoient en "publicité" lorsqu'elles demandent des dons) : je les utilise pour faire des remerciements

- quelques cartes de "circonstances": anniversaire, fête, décès, naissance, Noël et nouvelle année... bien sûr vous pouvez les acheter au fur et à mesure mais j'en ai souvent quelques unes d'avance dans mon tiroir... "au cas où"

- par ailleurs j'ai un cahier (que j'ai commencé il y a quelques mois) où je garde une trace de certaines des lettres que j'écris: cela me permet d'éviter de me répéter!

- enfin un carnet d'adresse: car quitte à écrire une lettre, autant savoir où l'envoyer!

Concernant le carnet d'adresse, vous vous souvenez peut-être que FlyLady en a fait une section dans son journal de bord (voir les différentes section au jour 22). Remplir cette section "carnet d'adresse" est l'étape 12 de la création du journal de bord: nous allons donc en parler tout de suite.

Voici les conseils de FlyLady concernant le carnet d'adresse: le but est d'avoir tous les noms, adresses, numéros de téléphone, etc, regroupés en un seul et unique endroit.

L'organisation de la section est pensée de façon très simple: une série d'intercalaire alphabétique (soit un intercalaire par lettre) avec à chaque fois une feuille vierge derrière afin de pouvoir créer facilement de nouvelles "entrées". Les feuilles sont des feuilles toutes simples: pas besoin d'avoir des feuilles avec des champs prédéfinis (nom, adresse...). Entre chaque entrée, un trait bien propre à la règle est suffisant. FlyLady conseille d'utiliser un crayon à papier (afin de pouvoir faire facilement des corrections) et de noter en en-tête de feuille la liste des infos que l'on est susceptible de vouloir noter pour les différentes entrées afin de ne rien oublier. Autre point important des conseils de FlyLady: noter pour chaque personne de qui il s'agit (par exemple: amie, famille, électricien...) afin que vous ne vous posiez pas un jour la question "qui est-ce?"... FlyLady conseille également de faire des références croisées: par exemple au nom de la personne vous notez les coordonnées complètes puis à "électricien" vous mettez un renvoi vers le nom de la personne: cela évite de chercher partout lorsque l'on a oublié un nom de famille!

Si vous avez un système électronique ou sur ordinateur, ne faites pas l'économie d'en avoir une version papier: en cas de perte de données ou de l'appareil en question, vous serez heureux de voir que vous n'avez pas "tout perdu".

Comment mettre en place un carnet d'adresse pareil? Progressivement! Il va de soit qu'il est hors de question de passer toute une journée à remplir votre nouveau carnet d'adresse! Faites-le à petite dose! Lorsque vous faites du rangement et que vous trouvez un papier ou une carte avec les coordonnées dune personne que vous souhaitez conserver: placez ce papier dans une pochette plastique au tout début de votre carnet d'adresse. Le "jour de bureau" videz cette pochette et copiez les données à l'endroit voulu.

Les petits plus... Voici mes conseils perso... cela n'engage que moi: à vous d'adapter! Il y a certains point pour lesquels je ne suis pas d'accord avec FlyLady:

- écrire au crayon de papier: évidement cela permet d'effacer mais je n'aime guère le rendu du crayon de papier qui parfois s'estompe lorsque l'on passe la main dessus: j'utilise donc toujours des stylos bics (l'encre ne pâlit pas contrairement au plume)

- mettre le carnet d'adresse dans le journal de bord. Mon journal de bord est un outil qui m'est personnel et qui n'est pas destiné à être consulté par toute la famille. Par commodité je garde certaines "adresses utiles" dans mon agenda: les médecins, la famille proche à qui je pourrai vouloir écrire pendant les vacances... Tout le reste est dans un carnet d'adresse dans mon tiroir à courrier.

Pour le reste voici ce que j'aime avoir noter dans les "entrées" de mon carnet d'adresse, évidement, cela dépend de qui il s'agit: toutes les informations ne sont pas utiles pour tout le monde!

Les infos classiques:

- nom

- prénom

- adresse "postale"

- numéro de téléphone fixe

- numéro de téléphone portable

- téléphone professionnel

- adresse mail

En fonction des personnes:

- heures pour joindre la personne (notamment lorsqu'il s'agit d'un secrétariat pour prendre des RDV)

- date d'anniversaire

- date de la fête

- nom du conjoint (et date de mariage si je la connaît)

- nom des enfants avec leurs dates de naissance et, si j'ai des contacts avec eux le nom de mariage lorsqu'il s'agit de fille (on a tôt fait d'oublier!)

Concernant le "qui est qui", je suis assez d'accord avec FlyLady: il est important de noter qui sont les contacts que l'on inscrit dans son carnet afin de ne pas oublier! Moi j'utilise en plus un code couleur: une couleur pour la famille, une autre pour les amis et le reste (connaissances, contacts professionnels, médecins, réparateurs...) d'une troisième couleur. L'avantage d'utiliser un classeur est de pouvoir facilement rajouter des feuilles ou les recopier lorsqu'il y a trop de données périmées sur une seule feuille et qu'il faut faire une mise à jour... (sans avoir pour autant à changer tout le carnet!) Vous pouvez aussi utiliser des feuilles de couleur différentes (selon l'idée de code couleur que je viens de donner): les feuilles "famille" et "amis" changent moins que les coordonnés des camarades de classe de vos enfants par exemple...

Le "qui est qui" a un autre avantage: si votre époux ou vos enfants souhaitent vous faire une surprise en invitant certains de vos amis à une soirée par exemple... ils ne risquent pas de convoquer l'électricien ou le plombier! En cas de décès enfin (le plus tard possible naturellement) quel soulagement que de savoir à qui envoyer un faire-part sans se poser des tas de questions... à un moment où l'on n'en a pas du tout envie!

Mon dernier petit "plus" les feuilles thématiques de renvoi: par exemple "médecin" avec la liste des généralistes ou spécialistes que vous avez l'habitude de voir et le renvoi vers leurs noms; la feuille "association x" avec les noms de tous les membres de votre groupe: vous serez certain de ne pas en oublier si vous faites un envoi groupé pour une invitation par exemple...

Dire qu'aujourd'hui je pensais faire court... Bref... je verrai peut-être plus tard pour partager ce post en deux et mettre la présentation du carnet d'adresse de la même façon que je l'avais fait pour l'agenda dans un post dédié!

Publié dans ma vie en fly

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