Fly Lady: suite 80

Bonjour à tous et toutes!

Dans la continuité de ce que nous avons vu hier, je vais vous proposer aujourd'hui quelques "trucs" pour le classement de vos papiers.

Où classer les papiers? Comment les stocker? Il y a essentiellement deux façon de stocker des papiers: les classeurs avec leurs pochettes plastiques et les dossiers suspendus avec leurs chemises cartonnées. Personnellement, je suis plutôt classeur, mais c'est à chacun de choisir l'outil qui lui convient le mieux.

Que classer? Souvent nous gardons beaucoup plus de papiers que nous ne le devrions! Par ailleurs, certains papiers sont à conserver uniquement pendant une durée déterminée légale... Nous y reviendrons une autre fois. Mais prenons un exemple: si mon opérateur téléphonique m'envoie une facture mensuelle accompagnée d'un dépliant style newsletter... il faut garder? Uniquement la facture bien sûr! Pourtant, certains de nos dossiers sont encombrés de ces multiples newsletters...

Comment classer? Quelles divisions faire? C'est sans doute se qui est le plus compliqué pour beaucoup: trouver comment classer! la règle d'or est... se n'est pas une surprise, nous l'avons déjà utilisée "une place pour chaque chose et chaque chose à sa place". Si un document peut aller à plusieurs endroits différents c'est qu'il y a un soucis dans le système de classement!... C'est aussi, certainement, le moyen le plus sûr de ne pas retrouver le document le jour où vous le chercherez!

Voici une idée de classement, inspirée de ce que j'ai mis en place chez moi:

- classeur "impôts et taxes": dedans plusieurs onglets avec les impôts sur le revenu (n'oubliez pas d'y mettre les pièces justificatives), la taxe d'habitation, si vous êtes propriétaire, la taxe foncière...

- classeur "santé": avec différents onglets: CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie) pour archiver vos courriers avec la caisse, les attestations papiers de droits; onglet mutuelle (pour votre contrat et les factures de cotisation); ensuite un onglet par personne afin de suivre les remboursements. Pour chaque année faite une feuille par personne puis vous notez la date, l'objet et le montant réel payé (exemple: feuille "moi", le 4 avril, médecin généraliste (pour un mal de dos), payé x€. Laissez encore deux colonnes (au moins) afin de pouvoir y noter les montants de remboursement que vous aurez reçu de la CPAM et de votre mutuelle. Si vous le souhaitez, vous pouvez inscrire dans une dernière colonne les montants restants à votre charge. Derrière cette feuille de récapitulation annuelle, vous mettez les relevés qui vous ont été envoyés par la CPAM ou la mutuelle. Vous voyez tout de suite où vous en êtes et si il faut faire des réclamations!

- classeur "banque": un onglet par compte en banque avec les relevés classé par date. Si vous le souhaitez, vous pouvez faire des tableaux de suivi des dépenses ou des recettes, un suivi des intérêts si vous avez des comptes qui "rapportent"... mais c'est "du bonus": le minimum est que les relevés soient classés!

- classeur "véhicule": avec un onglet pour chaque véhicule si vous en possédez plusieurs. Vous y mettrez votre facture d'achat, les factures d'entretiens, les dates d'échéance des différents entretien ou contrôle à réaliser...

- classeur "maison": ici vous aurez votre contrat de location et les quittances de loyer si vous êtes locataire... Mais c'est également là que je vous conseille de placer les différents contrats EDF, GDF, eau, téléphone et internet...

- classeur "assurance": celui-ci est "facultatif" en fait, tout dépend de la façon dont vous êtes assurés! Si vous avez tous vos contrats chez le même assureur optez pour un classeur unique. Si au contraire vous êtes chez différents assureurs, alors vous pouvez choisir de mettre un onglet assurance dans le classeur "véhicule", un autre dans le classeur "maison" et ainsi de suite...

- classeur "CAF": pour tous les papiers de la Caisse d'Allocation Familliales

- classeur "administratif": c'est ici que je regroupe les documents importants qui doivent être gardés à vie... et qui sont peu nombreux: le livret de famille, la carte d'électeur, les diplômes et relevés de notes des diplômes, le passeport...

- classeur "professionnel": un classeur par personne (oui car il se rempli vite) par ordre chronologique avec une feuille récapitulative devant: tous vos contrats professionnels les bulletins de salaires qui vont avec... Les périodes de chômage, si vous en avez eues, les congés parentaux, sont aussi classés là... tout par ordre chronologique! C'est ici aussi que vous pourrez placer les papiers concernant la retraite (en faisant un onglet spécifique)

- classeur "loisirs et divers": ici j'ai regroupé par personne tout ce qui ne rentrait pas dans les autres classeurs... par exemple: le contrat de téléphone portable, l'abonnement à une revue, les factures de cantine, l'abonnement à une salle de sport, les cotisations pour le conservatoire de musique...

- classeur "biens": celui ci, je vous avoue qu'il est en "gestation", je n'ai pas encore trouvé le temps de mettre quoi que se soit en place... L'idée est que pour tous les achats couteux que vous faites, ou si vous avez des biens de valeur, il faut une "fiche" par "article" avec photo, description et surtout facture! Ce classeur vous sera utile si un appareil tombe en panne alors qu'il est sous garantie (exemple la machine à laver) et d'autre part pour vous faire indemniser en cas de vol: les assurances remboursent sur la base de la valeur (moins une décote en fonction de l'âge)... sauf qu'il faut prouver la valeur et donc si vous n'avez aucun document... vous n'aurez aucun remboursement! Les photos, sont là pour aider la police si besoin: vous n'aurez peut être pas forcément de facture pour des objets anciens ou des bijoux de famille... des photos seront cependant précieuses aux enquêteurs!

Avec la liste que je viens de vous donner, vous devriez arriver à classer tous vos documents (sauf oublis de ma part?)... Maintenant, je ne vous demande pas de jeter aux orties le tri que vous aviez l'habitude de faire pour en adopter un nouveau du jour au lendemain! Il faut que la méthode de tri que vous aller mettre en place vous "parle" afin de vous y retrouver facilement. De plus, vouloir révolutionner d'un coup d'un seul tout un système de classement est souvent contre-productif: on fini par tout mélanger et ne plus rien retrouver!

Si vous pensez avoir des modifications à faire, ou si vous n'aviez aucun système de classement (juste un amas grossissant de feuilles) allez-y progressivement! A chaque fois que j'ai souhaité faire des changements dans ma méthode de classement, je m'y suis prise par thème. Par exemple, commencez par attaquer le classeur "impôts et taxes"... se n'est pas par hasard que je choisit celui-ci: c'est un des plus facile, il a peu de choses dedans! Vous préparez un classeur vide, puis vous passez en revue tous vos papiers sans exception pour y "pécher" ce qui se rapporte à "impôts et taxes". Une fois votre "pêche" terminée, vous classez les papiers par thèmes (les futurs onglets) et par date... Vous finalisez en faisant les onglets et en rangeant tous les papiers correctement dans des pochettes plastifiées. En vous y mettant à fond et en vous concentrant sur un classeur (ou un onglet de classeur pour les plus volumineux) vous aurez vite la satisfaction de vous dire "celui-ci est fini! tout fait! tout en ordre!"... Et cela vous encouragera à continuer... au contraire, si vous attaquez l'ensemble de front, tous les dossiers en même temps, vous risquez de vous décourager!

Un petit quart d'heure de classement de papier aujourd'hui?